Кадровый аудит

[ninja_forms_modal_form id=29 text_link=’Напишите нам’]

Кадровый аудит (экспертиза кадровой документации) – это проверка соответствия ведения кадровой документации, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений.

Проведение кадрового аудита включает в себя:

• Проверку наличия и корректности составления локальных нормативных актов компании (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных работников, Положение об оплате труда работников, Положение об охране труда др.);
• Проверку наличия и корректности составления документов по учету кадров (Штатное расписание, График отпусков, Табель учета рабочего времени, трудовые договора с работниками, должностные инструкции и др.);
•  Проверку оформления и регистрации кадровых приказов (прием, увольнение, перевод, отпусков и др.);
• Проверку порядка ведения личных карточек сотрудников;
• Проверку ведения личных дел сотрудников;
• Проверку порядка заполнения и ведения трудовых книжек работников;
• Проверку порядка ознакомления сотрудников с локальными актами компании.

Порядок предоставления услуг по аудиту кадровой документации:

• Проверка наличия у компании-заказчика обязательных к наличию в соответствии с требованиями закона документов;
• Предоставление Компанией-заказчиком для проверки документов, запрошенных специалистами нашей компании;
• Составление заключения по результатам выполненной проверки кадровой документации. В заключение включается: список проверенных документов, список выявленных нарушений, ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства, риски которые могут возникнуть в случае не устранения выявленных нарушений (размер штрафа по каждому нарушению).

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. Аудит кадрового делопроизводства может проводиться специалистом, который обладает знаниями в области трудового права и нормативов оформления кадровых документов.

Провести кадровый аудит можно своими силами (внутренний кадровый аудит), поставив соответствующую задачу перед работающими в компании менеджерами по персоналу/работниками кадровой службы. Однако, поручая аудит штатным сотрудникам, отвечающим за ведение кадрового документооборота, необходимо понимать, что они прежде всего являются наемными работниками и не всегда способны дать независимую и объективную оценку сложившейся ситуации. Во-первых, потому что они будут фактически проводить аудит собственной работы. Во-вторых, очевидно, что от результатов проведенной проверки может зависеть оплата их труда. В-третьих, именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять рекомендации (предложения) по улучшению собственной же деятельности.

Приглашая внешних аудиторов (консультантов) руководство компании получает возможность значительно сэкономить время, получив одновременно дополнительный ресурс в виде знаний и опыта внешних консультантов. Для того чтобы внешние аудиторы могли комплексно оценить состояние кадрового документооборота, им необходимо:

• изучить процедуры документирования трудовых отношений в компании;
• проанализировать состав кадровой документации и определить ее соответствие требованиям действующего законодательства;
• провести анализ системы хранения кадровой документации.

Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий:

• Требования к оформлению документов:
  Документы, оформленные с отступлением от требований трудового кодекса, теряют юридическую силу;
• При оформлении ряда процедур по кадровому учету необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Помимо требований к оформлению кадровой документации трудовое законодательство содержит также определенные требования и к их содержанию.

Соответствие документа всем указанным требованиям и подлежит проверке в ходе аудита:

• Проверяется наличие каждого из указанных в списке документов. При проверке приказов по личному составу необходимо также убедиться в наличии документов-оснований к этим приказам. Зачастую указанные документы существуют только виртуально — ссылка на них в приказе есть, но сами документы кадровой службой не составляются;
• Оценка оформления существующих документов на предмет их соответствия действующему законодательству. Проверяется как наличие в документе всех необходимых реквизитов, так и соблюдение требований к их оформлению.

Каждый работодатель должен обеспечить сохранность кадровых документов таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения или иных чрезвычайных ситуаций. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их постоянном хранении в архиве содержится в действующем законодательстве. Если в кадровой службе не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность будет невозможно.